Kata Pengantar
Puji
dan syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha kuasa atas anugerah,
rahmat,barokah dan kekuatan-Nya,hingga makalah ini dapat terselesaikan sesuai
dengan waktu yang telah ditentukan.Terima kasih kepada dosen pembimbing serta kepada
semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan makalah ini.
Pembuatan
makalah ini bertujuan agar para pembaca serta penulis terutama dapat lebih
memahami tentang Administrasi Perpustakaan Sekolah.
Penulisan
makalah ini masih jauh dari sempurna dan apabila terdapat kekurangan dari
makalah ini penulis memohon maaf yang sebesar-besarnya. Penulis berharap
kritikan serta saran dari pembaca sekalian agar makalah ini dapat menjadi lebih
baik lagi. Kiranya makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca sekalian terutama
bagi penulis.
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
Sekolah pada tingkatan dasar dan menengah merupakan pondasi bagi
pembentukan karakter dan keberhasilan generasi muda di masa yang akan datang.
Berbagai strategi dan fasilitas untuk meraih keberhasilan dalam proses
pendidikan dan pendidikan menjadi penting bagi sekolah. Perpustakaan, adalah
salah satu elemen penting sebagai bagian dari strategi dan fasilitas yang
terkadang luput dari perhatian para pengambil kebijakan di sekolah.
Masalah prioritas kebijakan dan pengambil kebijakan, sumber daya
manusia, tempat/ruang, sumber daya koleksi, dan manajemen adalah hal – hal
klasik yang perlu segera mendapat perhatian
dari berbagai pihak. Tak kurang organisasi dunia maupun pemerintah pun mengeluarkan kebijakan dan landasan hukum
yang di harapkan mampu mengurai masalah – masalah tersebut. Manifesto tentang
perpustakaan sekolah oleh UNESCO/IFLA, UU Perpustakaan, permendiknas tentang
standar tenaga perpustakaan sekolah,dan Standar nasional Indonesia tentang
perpustakaan sekolah adalah produk – produk yang di harapkan menjadi pedoman
dan panduan bagi adanya perpustakaan dan pengelolaan perpustakaan sekolah yang
lebih baik. Sehingga ke depan, perpustakaan sekolah dapat benar – benar menjadi
elemen penting bagi keberhasilan proses pendidikan dan pembelajaran di sekolah
atau pendidikan tingkat dasar dan menengah.
BAB II
PEMBAHASAN
1.
Pengertian Administrasi Perpustakaan
Menurut pendapat Rompos(1985),administrasi perpustakaan yaitu
keseluruhan proses kegiatan yang di lakukan di perpustakaan dengan menggunakan
fasilitas yang ada untuk memperlancar dan mempercepat tercapainya tujuan
perpustakaan sekolah.
Sedangkan menurut Gie(1992),yaitu segenap rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama
mencapai tujuan tertentu.[1]
Dalam mengelola administrasi perpustakaan,pemimpin perpustakaan harus
memahami dan menguasai kemampuan dan keahlian administrasi perpustakaan. Penguasaan
ini sangat penting karena dengan menguasai administrasi perpustakaan maka
pelayanan perpustakaan sekolah dalam menunjang pembelajaran di sekolah dapat
tercapai secara efektif dan efisien. Administrasi perpustakaan ini meliputi
seluruh rangkaian kegiatan pengorganisasian guna mencapai tujuan yang maksimal.
2. Pengorganisasian Perpustakaan
Pengorganisasian adalah salah satu fungsi manajemen yang berhubungan
dengan penentuan struktur formal perpustakaan sekolah dimana dengan adanya
struktur formal ini maka biaya, fasilitas, dan sumber daya manusia di
perpustakaan dapat di gunakan secara efektif. Dalam menentukan struktur formal
tersebut perpustakaan sekolah harus melakukan penganalisaan pekerjaan di
perpustakaan.
|
|
|
Kepala
Perpustakaan
|
|||||||||||||||
|
|
|
||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||
|
Pelayanan
Tehnis
|
Pelayanan
Umum
|
||||||||||||||||
|
|
|
||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
Penyeleksian
|
Pengadaan
|
Pengklasifikasian
|
Penataan
|
Sirkulasi
|
Statistik
|
||||||||||||
Gambar 1. Struktur Pengorganisasian Perpustakaan
Seperti di
ketahui bahwa perpustakaan sekolah memiliki aktifitas seperti berikut:
A. Pelayanan
Tehnis
Pelayanan tehnis adalah bagian yang melakukan proses kegiatan pengadaan
sampai kepada pengorganisasian koleksi. Pelayanan tehnis ini merupakan kegiatan
internal perpustakaan yang tidak banyak berhubungan dengan para pengguna
perpustakaan. Kegiatan yang di lakukan di dalam pelayanan tehnis ini adalah :
1. Penyeleksian
koleksi perpustakaan
Khusus untuk
perpustakaan sekolah, dalam “ Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah
“ yang di keluarkan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, disebutkan bahwa
koleksi perpustakaan sekolah terdiri dari :
a.. Buku
pelajaran pokok
b.. Buku
pelajaran menunjang
c.. Buku
bacaan
d.. Buku
sumber,referensi, atau rujukan
e.. Terbitan
berkala
f.. Pamplet
atau brosur
g.. Media
pendidikan lainnya
h.. Kliping
2. Pengadaan
koleksi
Berbagai koleksi perpustakaan tersebut di peroleh dengan berbagai cara
atau metode. Metode yang lazim digunakan dalam kegiatan pengadaan bahan
pustakaatau koleksi pustaka antara lain :
a.. Pembelian
b.. Hadiah
c.. Bertukar
koleksi
d.. Produksi
sendiri
3. Pengolahan
koleksi
Langkah pertama pengolahan buku dalam sebuah perpustakaan adalah dengan
memberikan identitas kepemilikan buku tersebut. Pemberian identitas ini
dilakukan dengan cara memberikan stempel
perpustakaan pada setiap buku perpustakaan. Sehingga apa buku tersebut
hilang dan di temukan seseorang dengan mudah orang tersebut dapat mengembalikan
ke perpustakaan. Sampel bukti kepemilikan ini di letakkan pada bagian – bagian
tertentu dari buku seperti halaman judul, halaman akhir buku, atau setiap awal
bab.
Gambar 2. Desain stempel perpustakaan
4. Pengklasifikasian
Klasifikasi adalah kegiatan untuk mengelompokkan koleksi – koleksi yang
dimiliki perpustakaan berdasarkan ciri – ciri tertentu. Dengan pengelompokkan
ini maka koleksi sejenis atau terkelompok menjadi satu (berdekatan) sehingga
akan mempermudah dalam proses temu kembali koleksi di perpustakaan. Manfaat
yang di peroleh dari kegiatan klasifikasi yaitu koleksi sejenis akan saling
berdekatan sehingga mempermudah proses temu kembali koleksi, memudahkan
identifikasi koleksi di rak koleksi perpustakaansehingga pengguna dapat dengan
mudah menemukan koleksi yang di butuhkan dan manfaat yang terakhir adalah dengan klasifikasi memungkinan
pengguna perpustakaan mengetahui dengan cepat isi atau subjek ilmu yang
terkandung dalam sebuah koleksi.
Gambar 3. Ilustrasi kegiatan klasifikasi
Menurut
Qolyubi dkk (2003) system pengelompokkan atau klasifikasi perpustakaan dapat di
bedakan menjadi :
a. Klasifikasi
Artificial
Yaitu system pengelompokkan atau klasifikasi koleksi berdasarkan ciri
fisik koleksi, seperti ukuran, warna ataupun data fisik.
b. Klasifikasi
Fundamental
Yaitu system pengelompokkan atau klasifikasi koleksi berdasarkan subjek
yang terkandung dalam sebuah koleksi.dalam kegiatan klasifikasi fundamental,
seseorang akan mengelompokkan koleksi berdasarkan subjek bahan pustaka. Dalam
kegiatan klasifikasi ini ada tahapan yang di lakukan yaitu menentukan notasi
atau nomor klas. Notasi atau nomor klas dapat di artikan sebagai symbol atau
kode yang mewakili sebuah subjek bahan pustaka dalam bagan klasifikasi. Notasi
dapat berupa huruf, angka bahan dan warna. Namun diantara ketiga jenis notasi
tersebut, angka merupakan jenis notasi yang banyak di gunakan oleh perpustakaan.
Contohnya adalah sebagai berikut
Sepuluh
kelas utama dalam DDC terdiri dari :
-- 000 untuk
karya umum
-- 100 untuk
filsafat dan psikologi
-- 200 untuk agama
-- 300 untuk
ilmu social
-- 400 untuk
bahasa
-- 500 untuk
sains
Setelah menentukan Notasi, selanjutnya hasil notasi tersebut di letakkan
di bagian paling atas dari nomor panggil atau call number. Nomor panggil
minimal 3 bagian, yaitu notasi, 3 huruf nama pengarang, dan satu huruf pertama
judul. Nomor panggil di letakkan di punggung koleksi atau buku.[2]
Gambar 4. Contoh nama panggil
buku dengan menggunakan nomor klasifikasi
Langkah selanjutnya yaitu pemberian nomor inventaris. Pemberian nomor
inventaris pada buku di lakukan setelah sebelumnya buku tersebut di catat dalam
buku inventaris.
|
No.
|
No Inventaris
|
Judul
|
Pengarang
|
Penerbit
|
Asal
|
No. Klasifikasi
|
Bahasa
|
|
|
Ind
|
Asing
|
|||||||
|
1
|
00.001/HB/06/H
|
Hikayat si Kancil
|
Yuwanda Daya Putra
|
Yogyakarta; Olah Pustaka, 2010
|
Pembelian
|
810 Put h
|
Ö
|
|
Tabel 1. Contoh buku inventaris
A. Pelayanan
umum
Pelayanan umum adalah bagian yang berfungsi melayani para pengguna
secara langsung. Kegiatan – kegiatan yang di lakukan di pelayanan umum adalah :
1. Penataan
Koleksi (Shelving)
Penataan koleksi mempengaruhi kredibilitas suatu perpustakaan. Penataan
koleksi yang baik dan benar sangat membantu para pengguna dalam mencari koleksi
dengan mudah, cepat, dan tepat. Tetapi, sebelum buku di sajikan di rak, agar
dapat di akses oleh pengguna perpustakaan maka sebuah buku perlu diberi kelengkapan
buku, yaitu :
a. Label
buku : adalah label yang berisi nomor panggil buku,label buku di buat dengan
kertas berukuran 3x4 cm dan di tempelkan pada punggung buku kira – kira 3cm
dari ujung bawah buku.
Gambar 5. Contoh label buku dan
pemasangannya
b. Lembar tanggal
kembali (date dua slip) : berisi catatan nomor anggota dan tanggal wajib
pengembalian. Lembar tanggal kembali di tempelkan pada akhir halaman atau
sampul akhir dari buku. Gunanya untuk mengingatkan peminjam tanggal
pengembalian koleksi yang di pinjam.
Gambar 6. Catatan tanggal kembali
c. Kantong
buku : kantong yang di fungsikan sebagai tempat untuk meletakkan kartu buku. Di
dalam kantong buku di bubuhi nomor panggilan buku dan nomor inventaris buku.
Kantong buku di letakkan di dalam sampul belakang.
Gambar 7. Kantong buku
d. Penyampulan
: langkah terakhir dalam kegiatan pemasangan kelengkapan buku adalah memasang
sampul pada buku. Setiap buku perlu diberi sampul plastik agar buku tidak mudah
rusak.
Setelah memenuhi kelengkapan buku, maka penataan koleksi (Shelving) dapat
di lakukan. Penataan koleksi memegang peranan penting dalam menentukan
kecepatan serta ketepatan dalam proses temu kembali koleksi. Pengguna
perpustakaan dan pengelola sendiri harus konsisten untuk mengembalikan bukunya.
Usaha ini di lakukan agar buku dapat dengan mudah ditemukan jika di perlukan. Langkah
– langkah dalam penataan:
Ø
Pengelompokkan buku berdasarkan jenisnya.
Buku – buku koleksi di kelompokkan berdasarkan jenis buku, misalnya buku
referensi di kelompokkan dalam kelompok buku referensi, buku teks di
kelompokkan dalam kelompok buku teks.
Gambar 8. Pengelompokkan buku
Ø Penyusunan buku di rak. Setelah buku di kelompokkan berdasarkan jenis
buku kemudian buku di susun di rak berdasarkan nomor klas dari nomor klasifikasi
terkecil sampai nomor klasifikasi terbesar. Penyusunan di rak selain
memperhatikan nomor klasifikasi, penyusunan buku juga perlu memperhatikan
urutan abjad tajuk entri utama dan judul buku yang ada.
Gambar 9. Shelving buku di rak
2. Pelayanan
sirkulasi
Sirkulasi adalah suatu lingkaran kegiatan yang di lakukan secara
teratur, yang di gunakan dalam proses peminjaman koleksi kepada para
penggunanya dan ketika pengguna mengembalikan buku tersebut, maka petugas
perpustakaan akan menata koleksi tersebut sesuai dengan tempatnya, sehingga
akan mudah bagi pengguna yang lain yang membutuhkan untuk menemukan koleksi
tersebut.
¨Bentuk – bentuk Sirkulasi
a. Buku Sirkulasi
Buku sirkulasi adalah sirkulasi yang paling sederhana dimana data – data
peminjaman dan pengembalian di data di buku peminjaman.
Contoh buku sirkulasi:
|
No
|
Nama Pengguna
|
Jenis Kelamin
|
No. Anggota
|
Judul Buku
|
No.Invent.
|
Tanggal Pinjam
|
Tanggal Kembali
|
Ket.
|
|
1
|
Hamdan Ibrahim
|
|
1999154
|
Mahabarata
|
15/02/P/00
|
28 juni 2001
|
5 Juli 2001
|
Kembali
|
|
2
|
Anita Hasanah
|
|
2000267
|
Ulumul Hadist I
|
72/03/P/01
|
30 Juni 2001
|
7 Juli 2001
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tabel 2. Contoh buku sirkulasi
b. Kartu Sirkulasi
Yaitu sirkulasi yang
berbasis kartu. Dalam mengimplementasikan bentuk ini, pengguna perpustakaan dan
koleksi yang dapat di pinjam harus memiliki kartu masing – masing. Contoh kartu pengguna :
|
PERPUSTAKAAN
SD Negeri …. JL. Sisingamangaraja 2, Medan |
|
||||
|
Nama : Liska Saftika
|
|
||||
|
NIS : 001110011
|
|
||||
|
Kategori : Siswa
|
|
||||
|
Alamat : Jl. Sana Sini
|
|
||||
|
Kartu ini berlaku s/d tanggal :
|
1. Kartu ini harus di tunjukkan ketika melakukan transaksi peminjaman
|
||||
|
20 Juli 2015
|
2. Apabila kartu ini hilang, pemegang kartu ini harap melapor ke
perpustakaan
|
||||
|
Binjai, 24 Agustus 2014
|
|
||||
|
Kepala
|
|
||||
|
|
|
||||
|
Dr. Madya Rahmania
|
|
||||
|
Gambar 10. Contoh kartu pengguna
|
|||||
c. Kebijakan
Sirkulasi
Kebijakan sirkulasi adalah tata aturan yang di tetapkanoleh masing –
masing perpustakaansekolah yang di sesuaikan dengan kondisi pengguna, koleksi,
fasilitas, dana, dan sumber daya manusia perpustakaan itu sendiri.
1. Kebijakan
pengguna perpustakaan
Yaitu kebijakan perpustakaan sekolah berkenan dengan siapa yang di
perbolehkan untuk meminjam koleksi perpustakaan. Pengguna perpustakaan ini
dibagi menjadi 2 yaitu :
a. Pengguna
Utama adalah mereka memiliki hak untuk meminjam dan menggunakan fasilitas dan
koleksi perpustakaan sekolah.
b. Pengguna
Tambahan adalah pengguna dari luar sekolah tersebut dimana mereka di
perbolehkan menjadi anggota perpustakaan sekolah.
2. Buka
pelayanan sirkulasi
Setelah menentukan siapa pengguna yang dapat menjadi anggota, maka
selanjutnya pihak perpustakaan menentukan jam buka pelayanan. Pelayanan yang
dimaksud disini adalah :
a. Peminjaman
dan pengembalian
b. Baca di
tempat, dan
c. Pelayanan
Referensi
Jadwal
perpustakaan yang di sarankan adalah :
Senin s/d
kamis 08.00 s/d 16.00
Jum’at 08.00
s/d 11.00 dan 14.00 s/d 16.00
Sabtu 08.00
s/d 14.00
3. Jangka
waktu peminjaman
Hal lain yang perlu di tentukan di dalam pembuatan kebijakan
perpustakaan adalah jangka waktu peminjaman. Jangka waktu peminjaman adalah
lamanya waktu peminjaman koleksi yang di berikan perpustakaan sekolah bagi para
penggunanya.selain itu, jenis pengguna juga harus di perhatikan. Di beberapa
perpustakaan, jenis pengguna mempengaruhi jangka waktu peminjaman. Jenis
pengguna untuk perpustakaan sekolah adalah : siswa, guru, staff Administrasi,
dan anggota luar sekolah. Jangka waktu peminjaman dibuat seperti :
|
Keterangan
|
Jangka
waktu pinjam
|
|
Siswa
|
1 minggu
|
|
Guru
|
1 catur
wulan
|
|
Staff
Administrasi
|
2 minggu
|
|
Anggota
Luar
|
3 hari
|
Tabel 3. contoh jangka waktu peminjam
4. Memperpanjang
Hal yang perlu di perhatikan adalah :
v Lamanya jangka waktu peminjaman untuk perpanjangan
v Berapa kali suatu koleksi boleh untuk di perpanjang
v Apakah ada pengguna lain yang membutuhkan buku tersebut.
5. Keterlambatan
Keterlambatan
pengembalian suatu koleksi dapat di katakana merugikan pengguna lain. Agar
supaya tingkat keterlambatan pengembalian buku dapat ditekan, maka pihak
perpustakaan dapat membuat kebijakan untuk memberikan sangsi denda bagi mereka
yang terlambat mengembalikan buku.[3]
d. Proses Sirkulasi
Proses sirkulasi
adalah kegiatan dimana para pengguna berkeinginan untuk meminjam koleksi yang
dimiliki perpustakaan dan selanjutnya akan di kembalikan setelah digunakan.
Dalam melakukan proses sirkulasi ini, para pengguna akan mengalami beberapa
tahap, yaitu :
a.. Penelusuran
b.. Peminjaman
c.. Pemesanan
d.. Penarikan
e.. Perpanjangan
f.. Pengembalian
g.. Denda
h.. Shelving
3. Pembuatan Statistik
Data – data statistik yang harus dibuat yang berhubungan dengan :
a.. Peminjaman
Yaitu berapa jumlah peminjam dalam satu hari.
|
Hari/Tanggal
|
Kelas 1
|
Kelas 2
|
Kelas 3
|
Staff
|
Guru
|
Jumlah
|
|
Sabtu,1-9-2013
|
40
|
63
|
72
|
6
|
8
|
189
|
|
Senin,3-9-2013
|
32
|
57
|
64
|
2
|
9
|
164
|
|
Selasa,4-9-2013
|
|
|
|
|
|
|
|
Rabu,5-9-2013
|
|
|
|
|
|
|
|
Sdt,sampai dengan
|
|
|
|
|
|
|
|
Sabtu,29-9-2013
|
|
|
|
|
|
|
|
1 bulan September
|
1.245
|
1.168
|
1.586
|
125
|
213
|
4.337
|
|
Rata - rata perhari*
|
49,8
|
46,72
|
63,44
|
5
|
8,53
|
173,48
|
Table 4.
contoh data peminjaman buku dalam 1 hari
b.. Keterlambatan
Berapa jumlah peminjam yang terlambat mengembalikan buku perharinya.
|
Hari/Tanggal
|
Kelas 1
|
Kelas 2
|
Kelas 3
|
Staff
|
Guru
|
Jumlah
|
|
Sabtu,1-9-2013
|
|
|
|
|
|
|
|
Senin,3-9-2013
|
|
|
|
|
|
|
|
Selasa,4-9-2013
|
|
|
|
|
|
|
|
Rabu,5-9-2013
|
|
|
|
|
|
|
|
Sdt,sampai dengan
|
|
|
|
|
|
|
|
Sabtu,29-9-2013
|
|
|
|
|
|
|
|
1 bulan September
|
|
|
|
|
|
|
|
Rata - rata perhari*
|
|
|
|
|
|
|
Table 5. contoh data keterlambatan pengembalian buku
c.. Jumlah denda
Berapa jumlah denda yang diterimanya perhari.
|
Hari/Tanggal
|
Denda
|
|
Sabtu,1-9-2013
|
|
|
Senin,3-9-2013
|
|
|
Selasa,04/09/2013
|
|
|
Rabu,5-9-2013
|
|
|
sampai dengan
|
|
|
Sabtu,29-9-2013
|
|
|
Total bulan
September
|
|
|
Rata – rata
perhari*
|
Tabel 6. Contoh data denda yang diterima
d.. Jumlah pengunjung
|
Hari/Tanggal
|
Kelas 1
|
Kelas 2
|
Kelas 3
|
Staff
|
Guru
|
Lain - lain
|
Jumlah
|
|
Sabtu,1-9-2013
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Senin,3-9-2013
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Selasa,4-9-2013
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Rabu,5-9-2013
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Sdt,sampai dengan
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Sabtu,29-9-2013
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 bulan September
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Rata - rata perhari*
|
|
|
|
|
|
|
|
Tabel 7. Contoh data pengunjung perhari
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Penjelasan
dan uraian panjang diatas menunjukkan bahwa dalam Administrasi Perpustakaan
sekolah sebetulnya ada banyak faktor yang mempengaruhi keberhasilannya. Bahkan
berbagai aturan dan landasan hukum juga telah dikeluarkan oleh berbagai pihak
yang berkompeten untuk menjamin keberlangsungan perpustakaan sekolah dalam
mendukung proses pendidikan dan pembelajaran di sekolah. Satu poin penting yang
perlu diperhatikan adalah pengelola perpustakaan harus dapat mensinergikan
program – program perpustakaan dengan visi – misi sekolah serta kebutuhan
kurikulum yang diterapkan. Proses pengelolaan perpustakaan sekolah adalah
sebuah proses kreatif dan inovatif yang mestinya menjadi bagian penting dalam
kegiatan belajar – mengajar di sekolah, bukan elemen yang terpisah.
Adapun
yang termasuk kegiatan Administrasi Perpustakaan Sekolah di antaranya:
1. Pelayanan Tehnis, berupa:
a. Penyeleksian Koleksi Perpustakaan
b. Pengadaan Koleksi
c. Pengolahan Koleksi
d. Pengklasifikasian
2. Pelayanan Umum, berupa:
a. Penataan Koleksi(Shelving)
b. Pelayanan Sirkulasi
c. Pembuatan Statistik
